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Sous la responsabilité de l’un des Responsables Pédagogiques du Campus de Paris, l’Assistant(e) Pédagogique aura pour missions principales :

Scolarité

– Gestion administrative des dossiers d’inscription : de l’inscription à la diplomation

– Préparer les éléments de la rentrée scolaire : liste d’appel, planning, etc…

– Suivi des impayés : relance

– Gestion de la logistique liée aux examens écrits et oraux : convocation des apprenants, préparation des sujets d’examens, des salles d’examens, traitement des copies

– Gérer les conventions et les évaluations de stage en lien avec les apprenants, les entreprises et l’ESPI : saisie des notes, réception courrier tuteur

– Gestion des absences : suivi de l’assiduité, traitement des feuilles d’émargement, des justificatifs d’absences, des relevés de présence/ absences, des envois mensuels aux entreprises

– Gestion de l’archivage des dossiers apprenants

– Suivi des diplômés (enquête annuelle)

Pédagogie

– Assistanat administratif de l’équipe du campus dans les activités pédagogiques, les relations entreprises et la formation continue (préparation des rentrées, partiels, soutenances rédaction des contrats et conventions)

– Planification des cours : saisie des emplois du temps, suivi des demandes de modification, suivi des cours réalisés (production pédagogique), interface enseignant

– Plateforme pédagogique Yammer : publication des données pédagogiques via la plateforme, mise à jour en continue

– Gestion des résultats académiques : enregistrer les notes de stages, de soutenances, d’examens, préparer et participer aux conseils de classes

– Contrôler les mémoires : réception, relance

– Suivi des diplômés : administration de l’enquête d’insertion annuelle, tenir à jour le fichier de ses diplômés

– Gestion administrative des enseignants, des nouveaux intervenants et des partenaires : organiser et assurer le suivi administratif des programmes de formation, assurer l’interface administrative au quotidien

– Mettre à jour CVthèque des enseignants

Organisation du Campus 

-Accueil physique, information et gestion des appels téléphoniques : assurer l’interface au quotidien

– Appui au secrétariat d’autres services

Communication 

-Participer aux enquêtes, aux actions de communication (journée portes ouvertes, salon…).

Formation :Bac +2 Support à l’Action Managériale ou Assistant de Gestion PME-PMI

Savoir : 

– Connaissance générale des techniques de gestion administrative.

– Connaissance approfondie des dispositifs de formation : objectifs, contenus, méthodes pédagogiques et modes de validation.

Compétences :

– Maitriser les savoir-faire de l’accueil physique et téléphonique ; la communication orale et écrite auprès de publics variés.

– Être autonome et polyvalent et être capable de s’adapter rapidement aux nouvelles procédures/directives.

– Travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

– Présenter une aisance et un intérêt dans l’emploi des outils informatiques de gestion administrative (logiciels de bureautique, TIC : messagerie, web, …)

Compétences informatiques : maîtrise des logiciels pack-office, CRM, messagerie électronique

Contrat : CDI à temps plein modulé

Horaires :

• 35h/semaines en période de vacances scolaires
• 39h/semaines en période scolaire + 13 RTT

Lieu : Campus de Paris du Groupe ESPI – 12 rue de Belgrand – 92300 LEVALLOIS-PERRET (Campus situé entre la station de métro « Pont de Levallois » et la gare SNCF « Clichy-Levallois »)