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Sous la responsabilité du Directeur du Campus de Bordeaux, l’Assistant(e) Pédagogique aura pour missions principales :

Scolarité 

– Gestion administrative des dossiers d’inscription : de l’inscription à la diplomation

– Préparer les éléments de la rentrée scolaire : liste d’appel, planning, etc.,

– Suivi des impayés : relance

– Gestion de la logistique liée aux examens écrits et oraux : convocation des apprenants, préparation des sujets d’examens, des salles d’examens, traitement des copies

– Gérer les conventions et les évaluations de stage en lien avec les apprenants, les entreprises et l’ESPI : saisie des notes, réception courrier tuteur

– Gestion des absences : suivi de l’assiduité, traitement des feuilles d’émargement, des justificatifs d’absences, des relevés de présence/ absences, des envois mensuels aux entreprises

– Gestion de l’archivage des dossiers apprenants

– Suivi des diplômés (enquête annuelle)

Pédagogie

Assistanat administratif de l’équipe du campus dans les activités pédagogiques, les relations entreprises et la formation continue (préparation des rentrées, partiels, soutenances rédaction des contrats et conventions)

– Planification des cours : saisie des emplois du temps, suivi des demandes de modification, suivi des cours réalisés (production pédagogique), interface enseignant

– plateforme pédagogique E-Campus : publication des données pédagogiques via la plateforme, mise à jour en continue

– Gestion des résultats académiques : enregistrer les notes de stages, de soutenances, d’examens, préparer et participer aux conseils de classes

– Contrôler les mémoires : réception, relance

– Suivi des diplômés : administration de l’enquête d’insertion annuelle, tenir à jour le fichier de ses diplômés

– Gestion administrative des enseignants, des nouveaux intervenants et des partenaires : organiser et assurer le suivi administratif des programmes de formation, assurer l’interface administrative au quotidien

– Mettre à jour CVthèque des enseignants

Organisation du Campus 

– Accueil physique, information et gestion des appels téléphoniques : assurer l’interface au quotidien

– Appui au secrétariat d’autres services

Communication 

– Participer aux enquêtes, aux actions de communication (journée portes ouvertes, salons, journée de sélection…)

Formation :Bac +2 Support à l’Action Managériale ou Assistant de Gestion PME-PMI

Savoir : 

– Connaissance générale des techniques de gestion administrative.

– Connaissance approfondie des dispositifs de formation : objectifs, contenus, méthodes pédagogiques et modes de validation.

Compétences :

– Maîtriser les savoir-faire de l’accueil physique et téléphonique ; la communication orale et écrite auprès de publics variés.

– Être autonome et polyvalent et être capable de s’adapter rapidement aux nouvelles procédures/directives.

– Travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

– Présenter une aisance et un intérêt dans l’emploi des outils informatiques de gestion administrative (logiciels de bureautique, TIC : messagerie, web, …)

– Apprécier le relationnel avec les apprenants (accueil et information) et accompagner les publics dans leurs parcours de formation

Compétences informatiques : maîtrise des logiciels pack-office, CRM, messagerie électronique

Contrat : CDI à temps plein modulé

Horaires :

• 35h/semaines en période de vacances scolaires
• 39h/semaines en période scolaire + 13 RTT

Lieu : Campus de Bordeaux du Groupe ESPI – 73 avenue Thiers – 33100 BORDEAUX